当你进入E－mail或LotusNotes世界的同时，你就进入了人们相互协同工作的场所，在这里你获取的将是知识，而不是简单的信息。当你所需的信息都到位之后，你应该考虑，如何提取知识并发现隐藏于数据堆中的各种关系规律。实现知识提取是现有产品的最高境界，也是知识管理所不可或缺的手段。为了获取知识，而不仅仅是信息，你需要投资添加知识挖掘提取技术。而现有的知识提取技术不外乎可分为三种类型：即语义的、协作的和可视化的。

　　知识管理的基本职能知识管理的基本职能有四个，它们分别是外化、内化、中介和认知过程。

　　外化外化是以外部贮藏库的形式捕获知识，并根据分类框架或标准来组织它们。只提供某种方式用以捕获知识并在线存储它们的技术位于最底层，例如镜像系统和数据库；而工作流技术则提供了稍高一层次的功能。

　　外化过程的下一层次包含了更为强大的搜索工具和文件管理系统，它们对贮存的知识进行分类，并能识别出各信息源之间的相似之处。基于此，可用聚类的方法找出公司知识库中各知识结构间隐含的关系或联系。

　　最终地，外化的作用是通过内化或中介使知识寻求者能够得到你所捕获搜集到的知识。例如，通过使用集成的文件管理和数据仓库工具，一家超市连锁店不断发现啤酒和婴儿尿布两者在购买趋势上存在着的相似之处，于是经理们确定了这种模式，并将啤酒和婴儿尿布放在相邻的地方，这样做的结果是进一步促进了同时购买两种商品的行为。

　　内化

　　外化是发展知识的相似之处，内化则是设法发现与特定消费者的需求相关的知识结构。在内化过程中，你从外部贮藏库里提取知识，并通过过滤来发现与知识寻求者相关的东西。内化能帮助研究者就某一问题或感兴趣的观点进行沟通，并澄清那些与以往通过外化得来的知识相抵触的问题。

　　在内化的高端应用软件中，提取的知识可以以最适合的方式来进行重新布局或呈现。这或许还要借助于一些解释，同时文本可以被简化为关键数据元素，并以一系列图表或原始来源的摘要方式呈现出来。例如，国际制药公司的研究者们可以针对他们的项目提出疑问，快速浏览与此相关的先前的研究，从浩如烟海的记录和报告中发掘出所需的知识概要。

　　中介

　　内化过程强调明确、固定的知识的传送，而中介针对的则是无声的知识，它将知识寻求者和最佳知识源相匹配。通过追溯个体的经历和兴趣，中介能把需要研究某一课题的人和在这一领域中有经验的人联系起来。设想某一制药公司的研究人员，针对某一药品一系列不寻常的副作用所产生的疑问，而在公司的信息库中却找不到什么相关的资料；但是中介这门技术则为研究人员提供了另一国家研究人员的名字。系统内的特征信息显示，他在同一实验领域经验丰富，这两个研究人员因而可以就药品副作用的潜在原由彼此分享他们的知识与经验。

　　中介通过群件产品、企业内部网、工作流和文件管理系统等技术来实现自动化。前两者为无声的知识提供者和知识寻求者之间的便利沟通提供了支持。

　　举例子来说，如果一份公函来自朝鲜，那么系统便会自动替会计人员联系公司的远东贸易专家，在不甚清楚的情况下，工作流系统将依据企业内部人员先前的工作成果累积所得出的智能化分析，建议最适当的人选来回答问题。

　　认知过程

　　认知是经由前三个功能交换得出的知识的运用，是知识管理的终极目标。现有技术很少能实现认知过程的自动化，通常都是采用专家系统或使用人工智能技术，并据此作出决策。一家保险公司用自动化系统来确定顾客的赔偿案是应当打官司还是偿付，在全自动的认知系统出现的同时，在工作流中实现合并认知的技术也有了同步的发展。但是如果工作流系统被赋予一种利用已有知识的能力，工作流引擎便能依据近似的情形自动作出决策。同样举例子来说，在自动电话中心系统中，新情况将会与过去发生过的情形进行类比，过去行之有效的措施将会被系统优先采用。

　　知识管

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